Кадровое делопроизводство на аутсорсе

Кадровое делопроизводство на аутсорсе: как передать «кадры» внешнему подрядчику и не потерять контроль

Кадровое делопроизводство (КДП) – это вся «обязательная бумажная/электронная рутина» работодателя: прием, переводы, отпуска, увольнения, хранение документов, кадровые журналы, подготовка к проверкам и пр.

Передать КДП на аутсорс можно в двух основных моделях:

1. Вы остаетесь работодателем, а подрядчик ведет документы «за вас» по договору услуг.
2. Аутстаффинг (юридически – предоставление труда работников): сотрудники оформлены у провайдера, и КДП ведет он как работодатель, а вы управляете задачами сотрудников на «принимающей стороне».

Что такое кадровое делопроизводство и почему его часто отдают на аутсорс

КДП – это процесс правильного оформления и учета трудовых отношений на всем жизненном цикле сотрудника: от выхода на работу до увольнения, плюс соблюдение правил хранения и выдачи кадровых документов, подготовка к проверкам, ответы на запросы сотрудников и госорганов.

Причины, по которым компании передают КДП внешнему провайдеру:

• снижение рисков(ошибки в приказах/сроках/формулировках = споры, предписания, штрафы);
  · экономия временируководителей и бухгалтерии;
  · доступ к экспертизе (редкие кейсы: декреты, совместительство, дисциплинарные процедуры, сложные увольнения);
  · масштабирование: когда штат растет быстрее, чем внутренняя админ-функция.

Что вы на самом деле передаете, а что – нет?

Вы передаете на аутсорс:

• Техническую рутину. Оформление сотен приказов, ведение трудовых книжек, подготовка отчетов в СФР.
  · Юридическую ответственность за корректность этих документов. Подрядчик страхует свою работу и возмещает штрафы за свои ошибки.
  · Постоянное отслеживание изменений в Трудовом кодексе, которые происходят ежемесячно.

Вы НЕ передаете и получаете в усиленном виде:

• Принятие кадровых решений. Принять на работу, повысить, уволить – это ваше исключительное право. Подрядчик лишь технически исполняет ваше решение.
  · Контроль над информацией. Все данные хранятся у вас, доступ к ним регламентирован.
  · Управление командой. Вы, как и прежде, общаетесь с сотрудниками, мотивируете их, строите корпоративную культуру.

Ключевые принципы передачи, которые гарантируют ваш контроль

Принцип 1: Единая точка контакта

Вам не придется общаться с разными людьми. За вашей компанией закрепляется один ответственный менеджер. Он знает всю специфику, историю и ваши предпочтения. Все задачи, вопросы и запросы – только ему. Вы контролируете процесс через управление одним человеком.

Принцип 2: Прозрачность
Современный аутсорсинг – это не «черный ящик». Это прозрачная система, где вы получаете ежемесячный отчет не о количестве оформленных больничных, а о ключевых HR-метриках: текучесть кадров, структура отпусков, сроки закрытия вакансий. Вы видите картину, а не кипу бумаг.

Принцип 3: Четкие регламенты согласования
Перед началом работы устанавливаются несгораемые сроки и правила:

• Любой приказ на увольнение или взыскание согласуется с вами в обязательном порядке.
• Установлены «часы тишины» для срочных запросов (например, прием по срочному заявлению оформляется за 2 часа).
  · Все действия прописаны в SLA (соглашении об уровне услуг). Вы заранее знаете, на что рассчитывать.

  Принцип 4: Сохранение «золотого ключа» – вашей электронной подписи
  Самый важный технический момент. Критические документы (особенно связанные с увольнением или материальной ответственностью) подписываются вашей усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП). Подрядчик готовит проект, вы – одним кликом его визируете. Без вашей цифровой подписи действие не совершается. Это максимальный уровень контроля.

Пошаговая передача дел: как это происходит без хаоса

1. Аудит «как есть». Подрядчик проводит аудит ваших текущих документов, составляет реестр и план передачи. Вы с первого дня видите объем работы.
2. Настройка доступа и регламентов. Вместе вы определяете, к каким системам (1С, кадровые сервисы) будет предоставлен доступ, и утверждаете регламент согласования.
   3. Полное внедрение и поддержка. После устранения мелких нестыковок процесс выходит на штатный режим с регулярными отчетами для вас.

Контроль качества вместо контроля процесса

Пытаясь вести кадры своими силами, вы контролируете процесс: успел ли штатный специалист оформить приказ, нашел ли бланк, вспомнил ли про новый бланк СЗВ-ТД. Это – контроль микроуровня, который отнимает силы.

Передав задачи профильному подрядчику, вы начинаете контролировать качество и результат: все ли документы в порядке к проверке ГИТ, какова реальная стоимость кадровых процессов, какие есть риски.

Вы меняете роль «контролера-надзирателя» на роль «стратега».

Готовы поменять ручной контроль на стратегическое управление?

Передайте документы – сохраните власть над главным.