Электронные трудовые книжки: что нужно знать

Трудовая книжка – один из самых привычных документов для работников и работодателей в России. Долгие годы именно бумажная книжка была главным подтверждением трудового стажа, опыта и карьерного пути человека. Однако технологии не стоят на месте, и государство постепенно переводит кадровый учет в цифровой формат.

Сегодня электронная трудовая книжка (ЭТК) стала полноценной заменой бумажной. Для одних это упрощение очень удобно, для других – источник вопросов и опасений: что делать со старой книжкой, как исправить ошибку, куда теперь обращаться за сведениями о стаже? В этой статье разберем все ключевые моменты.

Что такое электронная трудовая книжка

Основная идея

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки.
Все сведения о трудовой деятельности работника хранятся в электронном виде в системе Социального фонда России (СФР).

В электронную трудовую книжку вносятся:

прием на работу;
переводы на другую должность;
увольнение;
сведения о работодателе;
основания кадровых изменений.

Информация передается работодателем напрямую в СФР.

Когда начался переход

Переход на электронные трудовые книжки начался с 1 января 2020 года. Работники могли выбрать:

сохранить бумажную трудовую книжку;
перейти полностью на электронный формат.

Со временем электронный формат стал основным, особенно для новых работников.

Полный переход на электронные трудовые книжки

На сегодняшний день электронная трудовая книжка является основным форматом учета трудовой деятельности.

Для работников, которые впервые устраиваются на работу, бумажные трудовые книжки уже не оформляются – сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде.

Работники, которые ранее выбрали электронную форму, больше не используют бумажную трудовую книжку в кадровом учете.

Что делать с бумажной трудовой книжкой

Если вы перешли на электронную форму

Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку:

работодатель делает соответствующую запись в бумажной книжке;
бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки;
ответственность за хранение бумажной книжки переходит к самому работнику.

С этого момента бумажная книжка носит исключительно информационный характер и не используется для внесения новых записей.

Нужно ли хранить бумажную книжку

Да, выбрасывать ее не стоит. Бумажная трудовая книжка может понадобиться по ряду причин – например, для подтверждения стажа за периоды, предшествующие электронному учету, при оформлении пенсии, а также при возникновении спорных ситуаций.

Как ведутся электронные трудовые книжки

Роль работодателя

Работодатель обязан:

своевременно передавать сведения о приеме, переводе и увольнении;
соблюдать установленные сроки подачи данных;
проверять корректность информации.

Все сведения направляются в СФР в электронном виде.

Сроки передачи сведений

Как правило:

прием и увольнение – не позднее следующего рабочего дня;
кадровые переводы и другие изменения – в установленные законом сроки.

Несоблюдение сроков может привести к штрафам.

Как работнику получить сведения из электронной трудовой книжки

Работник может получить сведения о своей трудовой деятельности несколькими способами:

через портал Госуслуги;
в клиентской службе Социального фонда России;
через МФЦ;
у работодателя (по последнему месту работы).

Сведения предоставляются в виде электронной выписки, либо бумажной справки (по запросу).

Эти документы имеют такую же юридическую силу, как и записи в бумажной трудовой книжке.

Как исправлять ошибки в электронной трудовой книжке

Чаще всего на практике встречаются следующие ошибки:

неверные даты приема или увольнения;
ошибки в названии организации;
неправильная должность;
дублирующие записи.

Важно понимать, что работник сам не может вносить изменения в электронную трудовую книжку.

Кто исправляет ошибки

Исправление производится:

работодателем, допустившим ошибку, либо текущим работодателем – по подтверждающим документам;
через направление корректирующих сведений в СФР.

Что делать работнику

Пошагово процесс выглядит так:

Обнаружить ошибку (например, через Госуслуги).
Обратиться к работодателю, который передал неверные данные.
Предоставить подтверждающие документы (приказы, трудовой договор).
Дождаться отправки корректных сведений в СФР.

После обработки данные обновляются в электронной системе.

Ответственность работодателя

Работодатель несет ответственность за непередачу сведений, нарушение сроков или предоставление недостоверной информации.

За такие нарушения предусмотрены административные штрафы.

Почему важно вести ЭТК корректно

Ошибки в электронной трудовой книжке могут привести к:

сложностям при трудоустройстве;
проблемам с подтверждением стажа;
задержкам при назначении пенсии.

Плюсы и минусы электронных трудовых книжек

Преимущества

данные не теряются и не портятся;
не нужно восстанавливать книжку при утере;
быстрый доступ к информации;
удобство для работодателей и работников.

Возможные минусы

зависимость от корректности данных;
необходимость разбираться с исправлением ошибок;
не все работники сразу доверяют цифровому формату.

Заключение

Электронные трудовые книжки – это логичный шаг к цифровизации кадрового учета. Они упрощают доступ к информации о трудовой деятельности, снижают риск потери данных и делают взаимодействие работников, работодателей и государства более удобным.

При этом важно помнить: электронный формат требует внимательного отношения к данным. Работодателям необходимо соблюдать сроки и корректность передачи сведений, а работникам нужно периодически проверять свою электронную трудовую книжку.

Понимание того, как работает система электронных трудовых книжек, помогает избежать ошибок, защитить свои права и спокойно ориентироваться в новых правилах.